Llamus làm gì với thông tin và tài liệu quý vị cung cấp.
Llamus là phần mềm mà đại diện di trú của quý vị dùng để chuẩn bị hồ sơ xin thị thực. Trang này giải thích điều gì xảy ra với thông tin của quý vị bên trong phần mềm đó.
Một hồ sơ xin thị thực đòi hỏi nhiều thông tin cá nhân hơn hầu hết mọi thứ khác quý vị từng điền — hộ chiếu, gia đình, tiền bạc, sức khỏe, quá khứ của quý vị. Quý vị có quyền biết những thông tin đó được xử lý như thế nào.
Trang này nói rõ những gì chúng tôi thực sự làm. Nó cũng nói rõ những gì chúng tôi chưa làm được, ở phần dưới. Chúng tôi thà để quý vị đọc thấy những thiếu sót ở đây còn hơn để quý vị phát hiện ra sau này.
Mỗi điều dưới đây được xây dựng sẵn trong sản phẩm và được kiểm tra tự động mỗi lần chúng tôi thay đổi phần mềm.
Mọi thứ quý vị nhập vào mẫu đơn — số hộ chiếu, địa chỉ, thông tin gia đình, việc làm, lịch sử đi lại — đều được mã hóa trước khi lưu trữ. Nếu ai đó lấy được một bản sao cơ sở dữ liệu của chúng tôi, các câu trả lời sẽ không thể đọc được. Chúng chỉ được mở khóa khi quý vị hoặc đại diện di trú của quý vị mở hồ sơ.
Chúng tôi lưu lại ai đã thay đổi gì, và vào lúc nào. Nhật ký ghi nhận ô thông tin nào đã thay đổi — ví dụ "số hộ chiếu" — nhưng không bao giờ ghi giá trị trước hay sau. Nhật ký hữu ích cho chúng tôi mà không trở thành thêm một bản sao thông tin cá nhân của quý vị.
Một khi một mục đã được ghi, không ai có thể thay đổi hay xóa nó — kể cả chúng tôi. Nếu có bất kỳ tranh chấp nào, lịch sử đó vẫn nguyên vẹn.
Hồ sơ của quý vị thuộc về văn phòng đang xử lý nó. Không đại diện di trú nào khác dùng Llamus có thể truy cập, tìm kiếm hay biết rằng hồ sơ đó tồn tại. Điều này được cưỡng chế ngay trong phần mềm, chứ không chỉ là ẩn khỏi tầm nhìn.
Đại diện di trú và nhân viên của họ không thể đăng nhập chỉ bằng mật khẩu. Họ còn cần một mã từ ứng dụng xác thực hoặc từ email của họ. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với họ, không phải tùy chọn.
Nhân viên của một văn phòng được cấp một trong ba mức truy cập, để người chỉ cần xem hồ sơ thì không thể sửa hồ sơ, và chỉ chủ văn phòng mới có thể thêm người mới vào nhóm.
Tài liệu được cố định tại thời điểm gửi cho quý vị, nên sau đó không thể thay đổi. Khi quý vị ký, chúng tôi ghi lại ngày giờ, địa chỉ IP và trình duyệt của quý vị, và lưu đúng bản tài liệu quý vị đã nhìn thấy.
Các biện pháp bảo vệ trên trang này không phải là một chính sách ai đó viết ra rồi cất vào tủ. Chúng được kiểm tra bởi 1154 bài kiểm thử tự động chạy mỗi lần chúng tôi thay đổi phần mềm, nên một thay đổi làm hỏng bất kỳ biện pháp nào sẽ không đến được với quý vị.
Mọi thứ quý vị gửi cho chúng tôi, và mọi thứ chúng tôi gửi đến các dịch vụ chúng tôi sử dụng, đều truyền qua kết nối được mã hóa.
Nếu một khóa mã hóa cần được thay thế, chúng tôi có thể làm điều đó mà không khiến thông tin hiện có của quý vị trở nên không đọc được. Quy trình này được ghi thành văn bản và lưu cùng phần mềm.
Tài liệu quý vị tải lên được giữ trong kho lưu trữ riêng tư, không có địa chỉ web công khai. Mỗi lượt tải xuống đều được kiểm tra trước: chỉ quý vị, đại diện di trú phụ trách hồ sơ của quý vị, hoặc một quản trị viên mới mở được.
Llamus dùng AI ở đúng ba chỗ, liệt kê dưới đây. Không ở bất kỳ chỗ nào khác. Với từng trường hợp, chúng tôi nói rõ chính xác những gì rời khỏi hệ thống của chúng tôi.
Những gì được gửi đi Ảnh hoặc tệp PDF hộ chiếu quý vị đã tải lên.
Tính năng này đọc họ tên, số hộ chiếu, quốc tịch và ngày hết hạn để quý vị không phải gõ lại. Quý vị có thể sửa bất cứ chỗ nào nó đọc sai, và quý vị hoàn toàn có thể tự gõ thông tin thay vì chụp ảnh hộ chiếu.
Những gì được gửi đi Nội dung của ghi chú hoặc câu trả lời đang được dịch, cùng các tin nhắn trước đó trong cuộc trò chuyện để bản dịch có nghĩa.
Tính năng này giúp quý vị và đại diện di trú viết cho nhau bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha hoặc tiếng Bồ Đào Nha. Chỉ những ghi chú được chia sẻ giữa hai bên mới được dịch.
Những gì được gửi đi Tiêu đề và các tin nhắn trong yêu cầu hỗ trợ của quý vị, cùng với họ tên, email, trạng thái tài khoản, các khoản thanh toán và các hồ sơ của quý vị.
Thông tin này được dùng để phân loại yêu cầu, tóm tắt và soạn bản trả lời nháp. Bản trả lời nháp không bao giờ được gửi cho quý vị trước khi có người đọc và phê duyệt.
Các tính năng này do Anthropic (Claude) cung cấp. Chúng không được dùng ở bất kỳ nơi nào khác trong Llamus.
Chúng tôi dựa vào một số ít dịch vụ bên ngoài để vận hành Llamus. Đây là toàn bộ danh sách, bao gồm cả một dịch vụ chúng tôi đã cấu hình nhưng hiện không sử dụng.
Dịch vụ này làm gì Thu khoản thanh toán cho hồ sơ của quý vị
Dịch vụ này nhận gì Họ tên, email và thông tin thanh toán của quý vị, cùng số tiền. Thông tin thẻ của quý vị đi thẳng đến Stripe và không bao giờ đến Llamus. Stripe không nhận các câu trả lời thị thực hay tài liệu của quý vị.
Dịch vụ này làm gì Lưu trữ các tài liệu quý vị tải lên
Dịch vụ này nhận gì Chính các tệp đó — trang hộ chiếu, sao kê ngân hàng, bằng chứng việc làm, lịch trình, thư mời — và mọi tệp PDF được tạo cho hồ sơ của quý vị.
Dịch vụ này làm gì Cung cấp các tính năng AI mô tả ở trên
Dịch vụ này nhận gì Chỉ những gì được liệt kê trong phần AI ở trên.
Dịch vụ này làm gì Gửi email của chúng tôi đến quý vị
Dịch vụ này nhận gì Họ tên và địa chỉ email của quý vị, cùng nội dung thư.
Dịch vụ này làm gì Lưu trữ ứng dụng và cơ sở dữ liệu của nó
Dịch vụ này nhận gì Toàn bộ thông tin hồ sơ của quý vị, được mã hóa như mô tả ở trên.
Dịch vụ này làm gì Cung cấp tùy chọn "đăng nhập với Google", nếu quý vị chọn
Dịch vụ này nhận gì Họ tên, địa chỉ email và ảnh đại diện của quý vị — và chỉ khi quý vị chọn đăng nhập theo cách này.
Dịch vụ này làm gì Một cách khác để đọc hộ chiếu
Dịch vụ này nhận gì Hiện tại không có gì. Tính năng này đang tắt; việc quét hộ chiếu đi qua Claude. Chúng tôi liệt kê vì kết nối này tồn tại trong phần mềm của chúng tôi.
Dịch vụ này làm gì Xác nhận đại diện di trú của quý vị có đăng ký
Dịch vụ này nhận gì Số đăng ký của chính đại diện di trú, được đối chiếu với sổ đăng ký công khai. Không thông tin nào của quý vị được gửi đi.
Nói thẳng về điều này quan trọng với chúng tôi hơn là trông có vẻ hoàn thiện. Đây là những gì chúng tôi hiện chưa thể tuyên bố.
Chúng tôi không có chứng chỉ ISO 27001 hay SOC 2. Các biện pháp bảo vệ ở trên là có thật và được kiểm thử, nhưng chưa có tổ chức chứng nhận nào kiểm toán chúng.
Chúng tôi chưa thuê thực hiện hay công bố một cuộc kiểm thử xâm nhập độc lập nào.
Tài liệu của quý vị được lưu ở khu vực lưu trữ mà hệ thống của chúng tôi được cấu hình, và cơ sở dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi vận hành. Hiện chúng tôi không cung cấp lựa chọn quốc gia hay một cam kết hợp đồng về việc này.
Thông tin của quý vị được lưu giữ cho đến khi có người quyết định xóa. Đại diện di trú của quý vị đặt thời gian lưu giữ hồ sơ đã đóng của văn phòng, và quyết định luôn do con người đưa ra — không có tiến trình tự động nào xóa hồ sơ cũ. Quý vị có thể tự xóa hồ sơ của mình từ bảng điều khiển, và có thể yêu cầu đại diện xóa dữ liệu, dù họ có thể buộc phải lưu giữ một số hồ sơ.
Đại diện di trú bắt buộc phải dùng bước xác thực thứ hai khi đăng nhập. Tài khoản của đương đơn hiện đăng nhập bằng mật khẩu, liên kết gửi qua email, hoặc Google, mà không có bước đó.
Nền tảng lưu trữ của chúng tôi tự sao lưu cơ sở dữ liệu theo lịch riêng của họ. Chúng tôi không chạy một bản sao lưu riêng của mình, và chúng tôi chưa thực hiện và ghi lại một cuộc diễn tập khôi phục.
Khác với các câu trả lời trong mẫu đơn, vốn được chính chúng tôi mã hóa trước khi lưu, các tệp tải lên được bảo vệ bằng thiết lập mã hóa riêng của dịch vụ lưu trữ.
Các tính năng AI ở trên hiện chưa thể được một văn phòng tắt riêng từng tính năng. Chúng tôi đang xây dựng điều đó, cùng với một chính sách AI bằng văn bản mà mỗi văn phòng chấp thuận.
Quý vị có thể xóa hồ sơ của mình từ bảng điều khiển bất cứ lúc nào; thao tác này xóa các câu trả lời, tài liệu và những người tham gia hồ sơ. Với mọi việc khác — xin một bản sao những gì chúng tôi đang giữ, yêu cầu chỉnh sửa, hay một câu hỏi về bất kỳ điều nào ở trên — hãy trao đổi với đại diện di trú của quý vị, người chịu trách nhiệm về hồ sơ của quý vị, hoặc liên hệ với chúng tôi qua mục hỗ trợ trong cổng thông tin của quý vị.